Onko nykyisen tilitoimistosi palvelu hidasta, yhteydenpito hankalaa tai kirjanpidon hinta noussut odotettua korkeammaksi? Ehkä kaipaat henkilökohtaisempaa palvelua tai selkeämpää käsitystä yrityksesi taloudellisesta tilanteesta.
Tilitoimiston vaihtaminen voi tuntua isolta urakalta, varsinkin jos tilikausi on jo käynnissä. Hyvä uutinen on, että tilitoimiston vaihto kesken tilikauden on mahdollista. Sinun ei tarvitse välttämättä odottaa vuoden loppuun, jos nykyinen yhteistyö ei vastaa yrityksesi tarpeita.
Kun vaihto suunnitellaan huolellisesti, kirjanpito voi jatkua uudessa tilitoimistossa hallitusti. Tässä artikkelissa käymme läpi, milloin tilitoimiston vaihtamista kannattaa harkita, mitä käytännössä pitää huomioida ja miten uusi kumppani valitaan.
Voiko tilitoimiston vaihtaa kesken tilikauden?
Kyllä voi. Tilitoimiston vaihtaminen ei edellytä tilikauden päättymistä. Vaihto voidaan toteuttaa myös kesken vuoden, kunhan kirjanpidon jatkuvuus, aineiston siirto ja vastuunjako sovitaan selkeästi.
Tilikauden vaihde voi olla käytännöllinen ajankohta, mutta se ei ole ainoa vaihtoehto. Jos nykyinen palvelu ei toimi, vaihtoa voi olla järkevää selvittää jo aikaisemmin.
Kesken tilikauden tehtävässä vaihdossa on tärkeää varmistaa esimerkiksi:
- Mihin ajankohtaan asti vanha tilitoimisto hoitaa kirjanpidon?
- Mistä ajankohdasta uusi tilitoimisto ottaa työn vastuulleen?
- Kuka hoitaa siirtymävaiheen arvonlisävero- ja muut viranomaisilmoitukset?
- Mitkä kirjanpitoraportit ja tositteet uuden tilitoimiston tulee saada?
- Miten avoimet tehtävät ja mahdolliset puutteet käydään läpi?
Kun nämä asiat sovitaan etukäteen, vältetään epäselvyyksiä ja vähennetään riskiä siitä, että jokin tärkeä tehtävä jää hoitamatta.
Milloin tilitoimiston vaihtaminen kannattaa?
Tilitoimiston vaihtoa kannattaa harkita silloin, kun nykyinen yhteistyö ei enää palvele yrityksen tarpeita. Syynä voi olla palvelun laatu, kustannukset, yhteydenpidon vaikeus tai yrityksen muuttunut tilanne.
Seuraavat merkit voivat kertoa siitä, että uuden kumppanin etsiminen on ajankohtaista.
1. Yhteydenpito ei toimi
Kirjanpitoon ja verotukseen liittyvät kysymykset voivat vaikuttaa suoraan yrityksen päätöksentekoon. Jos vastauksia joutuu odottamaan pitkään tai et tiedä, kuka asioitasi hoitaa, yhteistyö voi tuntua tarpeettoman raskaalta.
2. Et saa riittävästi tietoa yrityksesi taloudesta
Pelkkä lakisääteisten velvoitteiden hoitaminen ei aina riitä. Yrittäjä tarvitsee myös ymmärrettävää tietoa esimerkiksi kannattavuudesta, kustannuksista ja talouden kehityksestä.
3. Haluat ennakoitavammat kustannukset
Jos laskut vaihtelevat paljon tai palvelun sisältö ei ole selkeä, taloushallinnon budjetointi vaikeutuu. Selkeästi määritelty palvelupaketti helpottaa kustannusten ennakointia.
4. Yrityksesi tarpeet ovat muuttuneet
Yrityksen kasvu, työntekijöiden palkkaaminen tai toiminnan laajentaminen voi lisätä taloushallinnon tarvetta. Uuden tilitoimiston avulla voit arvioida, millainen palvelukokonaisuus vastaa nykyistä tilannettasi.
Tilitoimiston vaihtaminen ei siis ole vain keino korjata ongelmia. Se voi olla myös mahdollisuus kehittää yrityksen taloushallintoa toimivammaksi.
Näin tilitoimiston vaihto kesken tilikauden etenee
Vaihtoprosessi on helpompi hallita, kun se jaetaan selkeisiin vaiheisiin. Tärkeintä on sopia aikataulusta ja varmistaa, että uusi tilitoimisto saa tarvitsemansa tiedot.
1. Selvitä nykyisen sopimuksen ehdot
Aloita tarkistamalla nykyisen tilitoimistosi toimeksiantosopimus. Siitä selviävät muun muassa irtisanomisaika, sopimuksen päättämiseen liittyvät ehdot ja mahdolliset aineiston luovutuksesta aiheutuvat kustannukset.
Irtisanomisajat ja muut ehdot voivat vaihdella sopimuksittain. Siksi niitä ei kannata olettaa samoiksi kaikissa tilanteissa.
Sovi myös siitä, miten keskeneräiset tehtävät hoidetaan ja mihin päivään asti nykyinen tilitoimisto vastaa sovituista töistä.
2. Valitse uusi tilitoimisto
Ennen vanhan sopimuksen päättämistä kannattaa keskustella uuden tilitoimiston kanssa. Näin voit varmistaa, että palvelu sopii yrityksesi tarpeisiin ja että vaihto voidaan toteuttaa toivomassasi aikataulussa.
Selvitä ainakin seuraavat asiat:
- Mitä kuukausihintaan sisältyy?
- Miten kirjanpitoaineisto toimitetaan?
- Kuka on yhteyshenkilösi?
- Miten kysymyksiin vastataan ja neuvontaa järjestetään?
- Miten aineiston siirto ja mahdolliset aloituskulut hinnoitellaan?
- Kuka vastaa siirtymävaiheen ilmoituksista ja muista keskeneräisistä tehtävistä?
Kun palvelun sisältö, vastuut ja kustannukset ovat selvillä etukäteen, päätöksen tekeminen on helpompaa.
3. Sovi kirjanpitoaineiston siirrosta
Uusi tilitoimisto tarvitsee tiedot siitä, mitä yrityksesi kirjanpidossa on tehty ja mikä on talouden tilanne vaihtohetkellä.
Siirrettävään aineistoon voi kuulua esimerkiksi:
- Kirjanpitoraportit ja pääkirja
- Tilinpäätökset ja tase-erittelyt
- Tositteet ja muut kirjanpidon perustiedot
- Arvonlisäveroilmoitusten tiedot
- Tiedot avoimista myynti- ja ostolaskuista
- Palkkahallinnon tiedot, jos yrityksellä on työntekijöitä
- Tiedot keskeneräisistä ilmoituksista ja muista tehtävistä
Tarvittava aineisto riippuu yrityksen tilanteesta ja siitä, mitä kirjanpidossa on jo tehty. Tavoitteena on, että uusi tilitoimisto pystyy jatkamaan kirjanpitoa luotettavien tietojen perusteella.
Kannattaa sopia myös siitä, missä muodossa aineisto toimitetaan ja kuka huolehtii siirron käytännön järjestelyistä.
4. Varmista vastuunjako ja määräajat
Kesken tilikauden tehtävässä vaihdossa erityistä huomiota vaatii siirtymähetki. Jos esimerkiksi arvonlisäveroilmoituksen määräpäivä lähestyy, on tärkeää tietää, kumpi tilitoimisto huolehtii ilmoituksesta.
Myös palkkoihin ja viranomaisilmoituksiin liittyvät vastuut tulee sopia tarvittaessa erikseen.
Kirjaa sovitut vastuut ja päivämäärät selkeästi. Näin sekä sinä että uusi tilitoimisto tiedätte, mistä jatketaan ja mitä pitää tehdä seuraavaksi.
5. Käynnistä yhteistyö uudessa tilitoimistossa
Kun aineisto on siirtynyt ja aloitusajankohta sovittu, uusi tilitoimisto voi jatkaa kirjanpitoa sovitun työnjaon mukaisesti.
Alussa on hyödyllistä käydä yhdessä läpi yrityksen taloustilanne, käytössä olevat järjestelmät ja mahdolliset avoimet kysymykset. Samalla voidaan sopia käytännöistä, kuten aineiston toimittamisesta, raportoinnista ja yhteydenpidosta.
Hyvä aloitus luo pohjan yhteistyölle, jossa taloushallinto tukee yrityksen arkea eikä lisää yrittäjän työkuormaa.
Mitä tilitoimiston vaihto maksaa?
Tilitoimiston vaihdon kustannukset riippuvat sopimuksista, siirrettävän aineiston laajuudesta ja uuden palvelun sisällöstä. Mahdollisia kustannuksia voivat olla esimerkiksi vanhan sopimuksen irtisanomisajan maksut, aineiston kokoaminen ja uuden tilitoimiston käyttöönotto.
Myös uuden tilitoimiston kuukausihinnan lisäksi mahdolliset kertamaksut ja erikseen veloitettavat työt kannattaa selvittää ennen päätöstä.
Vertailussa ei siis kannata katsoa ainoastaan kuukausihintaa. Olennaista on ymmärtää, mitä palveluun sisältyy ja miten kustannukset määräytyvät yrityksen toiminnan muuttuessa.
Panka Investing Oy tarjoaa yrityksille ja tilitoimiston vaihtajille kiinteähintaisen taloushallintopaketin alkaen 69 €/kk (ALV 0 %). Pakettiin sisältyvät taloushallinto-ohjelmisto, kirjanpito, arvonlisäveroilmoitukset, tilinpäätös ja veroilmoitus sekä kaksi tuntia neuvontaa vuodessa. Käyttöönotto maksaa 149 euroa kertamaksuna.
Kuukausihinta määräytyy kuukauden tositemäärän mukaan, ja muutoksista ilmoitetaan etukäteen. Tarkka hinta ja palvelun sopivuus kannattaa varmistaa yrityksen tilanteen perusteella.
Miksi valita Panka Investing uudeksi tilitoimistoksi?
Tilitoimiston vaihdon yhteydessä on hyvä arvioida, millaista yhteistyötä haluat jatkossa. Selkeä palvelusisältö, henkilökohtainen yhteydenpito ja ennakoitavat kustannukset voivat helpottaa yrittäjän arkea.
Panka Investing Oy tarjoaa pienyrityksille kirjanpidon ja muut keskeiset taloushallintopalvelut saman kumppanin kautta. Palveluihin kuuluvat muun muassa:
- Kirjanpito ja tilinpäätökset – kirjanpito, reskontrat, tilinpäätökset ja veroilmoitukset.
- Palkanlaskenta – palkat ja niihin liittyvät viranomaisilmoitukset.
- Talous- ja veroneuvonta – tukea kannattavuuden seurantaan ja taloudelliseen päätöksentekoon.
- Henkilökohtainen palvelu – asioit saman ihmisen kanssa.
- Etäpalvelu koko Suomeen – yhteydenpito onnistuu sähköpostitse, puhelimitse, Teamsissa ja Google Meetissä.
Panka Investingin tavoitteena on tehdä taloushallinnosta selkeää ja auttaa yrittäjää keskittymään omaan liiketoimintaansa. Kotipaikka on Lieksa, mutta palvelua tarjotaan sähköisesti kaikkialle Suomeen.
Usein kysyttyä tilitoimiston vaihtamisesta kesken tilikauden
Pitääkö tilitoimiston vaihtoa odottaa tilikauden loppuun?
Ei. Tilitoimiston voi vaihtaa myös kesken tilikauden. Tärkeintä on suunnitella aineiston siirto ja sopia selkeästi, mistä ajankohdasta kumpikin tilitoimisto vastaa kirjanpidosta ja ilmoituksista.
Kuinka kauan tilitoimiston vaihtaminen kestää?
Aikataulu riippuu muun muassa nykyisen sopimuksen irtisanomisajasta, aineiston saatavuudesta ja uuden tilitoimiston aloitusmahdollisuuksista. Vaihdon aikataulu kannattaa sopia ennen irtisanomista, jotta kirjanpidon jatkuvuus voidaan varmistaa.
Pitääkö kirjanpito tehdä uudelleen alusta?
Yleensä ei. Uusi tilitoimisto jatkaa kirjanpitoa aiempien tietojen ja raporttien perusteella. Se voi kuitenkin joutua selvittämään puutteita tai täsmäyttämään tietoja, jos aineisto on keskeneräinen tai siinä on epäselvyyksiä.
Voiko tilitoimiston vaihtaa, vaikka yrityksellä on työntekijöitä?
Kyllä. Tällöin on tärkeää varmistaa, että myös palkkahallinnon tiedot, vuoden aikana maksettujen palkkojen kertymät ja tarvittavat ilmoitustiedot siirtyvät uudelle toimijalle. Vastuunjaosta ja aikatauluista tulee sopia erikseen.
Miten vaihto kannattaa aloittaa?
Aloita selvittämällä nykyisen sopimuksen ehdot ja kartoittamalla, mitä odotat uudelta tilitoimistolta. Pyydä uudelta kumppanilta kuvaus palvelun sisällöstä, hinnasta ja siirtymän käytännöistä ennen kuin sovit vaihdon ajankohdan.
Vaihda tilitoimistoa hallitusti – Panka Investing auttaa
Tilitoimiston vaihto kesken tilikauden ei tarkoita, että koko kirjanpito pitäisi aloittaa alusta. Kun aikataulu, aineiston siirto ja vastuut suunnitellaan huolellisesti, vaihto voidaan toteuttaa osana yrityksen normaalia arkea.
Jos kaipaat selkeämpää hinnoittelua, henkilökohtaisempaa palvelua tai taloushallinnon kumppania, jonka kanssa voit keskustella yrityksesi tilanteesta, uuden tilitoimiston etsiminen voi olla hyvä seuraava askel.
Panka Investing Oy auttaa yrityksiä taloushallinnon järjestämisessä ja tarjoaa palvelua sähköisesti koko Suomessa.
Pyydä tarjous ja selvitetään yhdessä, millainen taloushallinnon ratkaisu sopii yrityksellesi. Näin voit keskittyä liiketoimintaasi ja jättää taloushallinnon sovitusti ammattilaisen hoidettavaksi.
